"Los datos son extremadamente sub-utilizados en la industria de bares y restaurantes", dijo Richard Verrecchia, vicepresidente de análisis en Fintech.
Los propietarios actuales de bares y restaurantes tienen una cantidad de información sin precedentes al alcance de sus manos. A través de los sistemas de ventas, análisis de compras y herramientas de inventario, tienen la capacidad de calcular exactamente qué y cuánto están vendiendo.
Si este es el caso, ¿por qué dueños y gerentes no aprovechan las herramientas y los datos disponibles?
"La verdad es que la mayoría de los establecimientos no tienen la tecnología adecuada porque no quieren pagar el costo de inversión para la infraestructura necesaria", explicó Verrecchia.
Para la mayoría de las personas que administran un establecimiento, es difícil ver el valor de usar esta tecnología de seguimiento de datos, si esto significa invertir una cantidad de dinero considerable. Pero, en muchos casos, para poder ganar dinero hay que gastar dinero primero. Una inversión de US$ 1.000 podría terminar ahorrándote más de US$ 5.000 a largo plazo.
Aun así, puede ser difícil considerar hacer una inversión significativa en tecnología, cuando no sabes si ésta va a generar mayores ganancias a largo plazo. Pero, como Verrecchia mencionó, "los propietarios que capitalizan los datos disponibles de sus procesos son la minoría".
Hoy en día todo está basado en datos, y no hay excusa para que te quedes atrás y pierdas ganancias. "Idealmente, los dueños deben estar recopilando información específica sobre cada producto que preparen con algún software de control de inventario", dijo Verrecchia. "También deberían categorizarlo y desglosarlo por horas, tipo de producto y crear registros detallados de todas las compras".
Veamos cuatro maneras de aumentar tus ganancias utilizando datos:
El poder del redondeo
"La caja registradora fue inventada en la década de 1880 por James Ritty y John Birch, después de la guerra civil americana", dijo Elwell, CEO de Two Touch POS, un sistema de punto de venta centrado en ayudar a las operaciones de bares.
"James era el dueño de un Bar en Dayton, Ohio, y quería evitar que sus empleados se apropiaran de sus ganancias. Lo llamó el Cajero Incorruptible de Ritty y fue inventado para evitar que el personal robara".
"Un principio que debes adoptar si quieres aumentar tus ingresos brutos es el poder del redondeo. Puede hacerte mucho daño o generarte muchas ganancias", dice Elwell.
"Sólo piensa en esto: si vendes diariamente cien hamburguesas por US$ 4,95, cada día la venta total de hamburguesas sería US$ 495. Después de un año, habrás ganado US$ 180.675. No está mal. ¿Cuál es el impacto en las ventas si redondeas su precio a US$ 4,99? Tus ventas totales subirían a US$ 182.135, que son US$ 1.460 dólares extra en tu bolsillo y tus clientes ni siquiera se darán cuenta. Saca la cuenta, ¿Cuántos artículos tienes en el menú? ¿40, 50, 100?"
¿Cuánto afecta una variación de US$ 0,04 a tu negocio?
Compra inteligentemente pidiendo sólo lo justo y necesario
Otra forma de utilizar los datos para mejorar los ingresos es averiguar el nivel óptimo de inventario para cada producto y determinar, en promedio, cuántos días te dura ese nivel.
La mayoría de los bares y restaurantes compran inventario utilizando niveles de PAR estáticos, que pueden haber sido precisos en algún momento, pero si no son actualizados continuamente, los niveles de stock disponible aumentarán, provocando que tengas dinero atado al inventario innecesariamente.
La razón es que normalmente los establecimientos aumentarán los niveles de PAR de un producto cuando hubo un quiebre de stock, pero rara vez los disminuyen cuando la venta o rotación baja.
El Grupo ONE es líder mundial en la industria y el creador de la marca internacional de restaurantes STK. Administran las operaciones en hoteles, casinos y otros lugares de en todo el mundo, y confían en Sculpture Hospitality y sus servicios de inventario para ayudar con la gestión y compras.
Los auditores de Sculpture Hospitality toman el inventario cada semana, contando cada unidad y pesando cada gr. Después de conciliar los resultados con las facturas y las ventas, generan órdenes de compra precisas e informes de variación de inventario.
El sistema de pedidos Sculpture Hospitality iPar calcula el uso promedio y máximo, genera un "margen de cobertura" adicional, se ajusta a los cambios en los patrones de uso y considera el tiempo que tardan los pedidos en ser recibidos, lo que garantiza que nunca te quedes sin producto, al mismo tiempo que reduce el nivel de inventario en el local, liberando el flujo de efectivo.
Limpieza y mapeo de datos
Sin tener una organización en los datos, será muy difícil tomar una descripción correcta basándonos en ellos. A menos que tengas una manera de organizar con precisión toda la información que registras a través de tu sistema de ventas, software de control de inventario y sistema de pago, el resultado final será una gran cantidad de datos estructurados y no estructurados que, al final del día, serán perjudiciales para el crecimiento de tu negocio, especialmente si no tienes manera de verlos en una forma global.
La razón por que la organización y limpieza de datos es tan difícil, es que se necesita definir cada producto que entra y sale con un nombre o término especifico. Sin embargo, todo el mundo utiliza diferentes abreviaturas, o simplemente escriben mal.
Sólo considerando que hay 34.000 marcas de cerveza embotellada y éstas conforman entre el 23% al 25% de las ventas totales de un bar promedio, evidentemente podemos observar que puedes salir beneficiado con un diccionario completo de términos que te permita realizar un seguimiento de todo lo que entra y sale de tu local.
Datos de variaciones de inventario
Tener una herramienta de control de inventario adecuada, que además esté integrada con tu sistema de ventas, es fundamental para obtener información sobre cómo el personal de la barra prepara los productos de tu menú. Esto también incluye cualquier variación de los indicadores de rendimiento promedio, asegurando en tiempo real, que el producto se venda correctamente.
Un error común que se comete al tomar el inventario es medir “al ojo” la cantidad de un producto una vez que ya está parcialmente utilizado, como por ejemplo al contar la cantidad de líquido que tiene una botella abierta en una barra.
Estimando no lograrás un registro preciso de la cantidad, por lo que no podemos asumir que con estas medidas podrás determinar si hay robo de producto o mal porcionamiento.
Por esto, tanto en el inventario de barra como el de cocina, las pesas son 100% esenciales.
Consejo de despedida
"Comienza siempre con un objetivo específico. Recuerda que las ventas realizadas al público pueden verse afectadas en gran medida por las operaciones del local. Determina exactamente qué problema deseas resolver antes de empezar a buscar soluciones. Averigua tus necesidades y busca satisfacerlas individualmente en lugar de todas a la vez. No hay una solución talla única", dijo Verrecchia.
Los datos precisos permiten una mejor presentación de informes, que es el combustible para una mejor toma de decisiones.